アポイント

ここでは、アポイントの取り方から訪問先でのマナーをご紹介しています。アポイントのマナーといっても決して難しいものではなく、仕事の基本は相手への心遣いです。

相手に好印象を与えるアポイントの取り方を知らずに電話などで印象を悪くすると今後の仕事にも影響を及ぼしてしまう可能性もあります。丁寧な挨拶と正しい言葉を使い分けて、ゆっくりと相手が聞き取りやすいように話すことが大切です。

訪問はアポイントが大原則です。営業活動や取引先など他社を訪れる際には必ず予約（アポイント）を取るのが常識です。相手に対して今後のビジネス関係を含め失礼のないように誠意持って対応することが大切です。

訪問の際に恥をかかない為にも、必ず身に付けたいビジネスマナーの一つです。言葉使いにも気を付けて正しいアポイントを取ります。

アポイントとは「アポイントメント」の略語で、先方に訪問の約束や予約・時間を前もって知らせ了承を得る為に使います。確実に約束を取り付けるためにもキチンと事前準備を整えて、先方に貴重な時間を割いてお会いして頂ける事に感謝して丁寧な対応を心がけましょう。

下記にて一般的に行われるアポイントの取り方を説明しています。
電話でのアポイントを取る際には、以下のことに注意して下さい。

• ビジネス相手に、都合の良い日を複数挙げて頂きましょう。
  例：お忙しいところ恐れ入りますが、来週中で○○様のご都合は如何でしょうか？
• 先方の都合と予定を聞いてから、もう一度予定日を自分から確認すること。
  例：有り難うございます。来週の○月○日ですね。
• アポイントの目的・時間・場所・緊急の連絡先・伺う人数と名前（役職）を伝えます。
  例：それでは、○月○日の午後2時に二人で御社にお伺い致します。
• 最後に先方に御礼を言って、相手が電話を切ったのを確認してから電話を切ること。
  例：お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願い致します。

訪問前日に、アポイントの再確認を取ることは勿論のこと、名刺や必要な書類など忘れ物がないよう事前の準備もキチンと確認すること。

ビジネスの場合、約束の10分前には訪問先へ到着してコート等は会社の玄関に入る前に脱いでおくのがマナーです。トイレや化粧室で最後の身だしなみ等のチェックをしてから5分前に受付で取次ぎをします。

例 「いつもお世話になります。○○○社の△△△と申します。□□□課（部）の●●様と14時のお約束でまいりました。」このように、アポイントがあることも説明します。

応接室へ案内された場合は、ドアから近い下座の席に座って待ちますがカバンなど荷物は席の脇に置く事。また案内して頂いた場合は、立ち上がって一礼するのを忘れずに。

打ち合わせ・商談・面会の相手が来たら、椅子から立ち上がって挨拶を。
例 「本日はお忙しい中、お時間を頂きましてありがとうございます。」

訪問先では、大切な時間を割いて頂いている謙虚な気持ちが、今後のビジネスパートナーに繋がる可能性もあるので他社に入る前からマナーには気を付けるように。

Sponsored Link