FAXのマナー

ビジネスで使用するFAXのマナーといっても決して難しいものではありません。社内や先方へ迷惑をかけない、ビジネスツールとして役立つ正しいFAXの送り方をマスターしましょう。またビジネスで活用するFAXのメリットとデメリットをご存知ですか？ビジネスのコミュニケーションツールであるFAXでのやり取りは重要なものですが利点と注意点を理解して正しく使用しましょう。

ＦＡＸの利点は、地図や日時などを誤解なく伝えることができます。取引先へ送付するFAXは社外文書扱いであることを確認しましょう。ただし重要書類などは郵送で送るのが常識です。

また、先方が会議中や不在の場合も用件を伝えることができるので、相手の都合の良い時間に用件を確認して頂けます。FAXは使い方を間違わなければ最も便利なビジネスツールの１つになるでしょう。

一方、FAXを送る際にもマナーや注意点があります。例えば、一度に何十枚も送信する場合には、事前に送信先へ枚数と事情などを話して了承を得てから送るのがマナーです。枚数が少ない場合も同じです。事前に先方へ連絡をしておくと間違いがなくなります。

送付先が企業などの場合は、他の会社からも多くのFAXが届きます。そのため、どの部署の誰宛のFAXなのかを明確にする為、必ずFAX送付案内を一番最初に付けて送るのが常識です。

送付先の間違いを防ぐ為にも送信する前には必ず番号の確認も必要です。

オフィスでは、送受信のミスや他のFAXにまぎれたりする可能性もあるのでFAX送信後には相手に届いているか必ず確認を取ることがマナーです。
例：「只今FAXをお送りいたしましたが、届いていますでしょうか？」

ビジネス用のFAX送信案内などは「宛名・日付・枚数・送信者・本文」をキチンと明記すること。ビジネスで使用するFAXのマナーと注意点をキチンと知ることで、FAXは立派な社外文書であることを理解しトラブルを未然に防ぐことも忘れないようにしましょう。

ビジネス社会でFAXを送る・受け取るは通常業務の一つです。トラブルを避け、利点をフルに活用することで便利で役に立つビジネスツールになるので慣れておきましょう。

Sponsored Link