仕事の基本！報告・連絡・相談（ホウレンソウ）
報告・連絡・相談（ホウレンソウ）は、ビジネスや会社では基本中の基本であり最低限のマナーの１つです。ビジネスコミュニケーションを円滑に進めるためにも欠かせない「報告・連絡・相談」ホウレンソウを徹底してマスターするように心掛けましょう。
報告・連絡・相談のポイント
「ホウレンソウ」とは報告・連絡・相談の略で、ビジネスの基本でもあります。ビジネスコミュニケーションである「報告・連絡・相談」は仕事を円滑に進めるためにも欠かせない重要な役割があります。
会社という組織は多くの人が協力して、責任を持って働いています。 自分一人だけで全てを背負い込まずに、日頃から先輩や上司などへ「ホウレンソウ」を心掛ければ大きなミスも少なく、仕事のヒントを得られることでスムーズに仕事が進むでしょう。
仕事のミスを未然に防ぐ報告・連絡・相談
ホウレンソウの報告は、現在と過去の結果を結論・経過の順番で要点を絞って上司や先輩に伝えることです。ホウレンソウの連絡は、これからの予定など特に情報を共有する日程・時間・数量等の未来のことを伝えます。判断に迷ったときや不安要素がある場合に用いるのが相談です。緊急事態になる前に早めの相談を。
報告の役割
ホウレンソウの報告は、今現在の仕事の進行状況などを伝えるため、内容を簡潔にまとめ結論・結果の順で要点を絞って話すことが大切です。報告する際には、話しかけるタイミングをみはからい緊急時以外は相手の都合を聞いてから話す方が良い。
仕事の進行状況や経過を上司や先輩から聞かれる前に報告するように心掛けること。
聞かないと分からない？では、仕事がスムーズに進まなくなる場合もあります。
また仕事の途中経過・変更・結果などは、こまめに報告することで悪い進行状況に対し上司や先輩の指示を受けることができます。緊急を要する場合には、「お忙しいかと存じますが今、お時間はよろしいでしょうか？」と相手の都合を聞いてから経過報告・中間報告・変更報告など結論を簡潔に報告しましょう。
仕事上でのミスや失敗などトラブルが生じた悪い内容の場合は、緊急性を要するので早急に上司へ直接報告すること。悪い内容だからといって後回しにせず優先的に報告することが大事です。
女性だからといって、悪い内容の報告に不安を感じて泣いてしまうのは厳禁！社会人としてビジネスに携わる以上、先輩や上司に対して冷静に現状を報告すること。また報告の最後に自分の意見や考えを付け加えると、あなたの仕事に対する熱意が伝わり好印象を得られることもあるので、積極的に提案を伝えるのも良いでしょう。
連絡の役割
ホウレンソウの連絡は、これからの予定を伝えることです。
仕事の予定やスケジュールを相手に伝えることで、仕事上のトラブルやアクシデントに対して早急に対策ができ、事態を最小限に抑える為にも連絡はとても重要なのです。
これからの予定を伝える連絡では、個人的な憶測や感情を省き日程・数字・データなどの情報を前もって知らせることで、効率的な時間の使い方もできます。
連絡は電話やメールで予定を伝えることが多く、時間やタイミングが合わない場合でも有効な連絡手段として用いられますが、大切な内容は直接会って伝えましょう。
また会社への直行や直帰などにも連絡は用いられますが、自分だけの勝手な判断をするのではなく先輩や上司へ許可や判断を仰ぐように心掛けましょう。連絡事項など情報を共有する場合は分かりやすく結論を簡潔に伝えることでコミュニケーションが円滑に進みます。仕事のミスやトラブルを無くす為にもこまめな連絡を習慣にしましょう。
連絡はオフィスの様々なビジネスツールを使用して行なう場合が多いだけに、用件をまとめて伝言漏れや連絡ミスがないように後で必ず本人に確認をすること。
愛知県 テストテスト様
ホウレンソウの相談は、適切な指示を仰ぐことです。
指示を仰ぐ事は決して恥ずかしいことではありません。経験が浅いうちは判断に迷うことも多く、先輩や上司に相談するのは当然のことなのです。
仕事で困った事や迷った場合は、自分で判断しないで遠慮なく相談しましょう。知識や経験が浅いうちから独断で行動を行なうと会社全体に迷惑をかける場合もあります。
つまり、問題が発生する前の相談を心掛けることが大切です。
「この様な事も分からないのか？」と言われる先輩や上司もいますが、相談することで事態の悪化を防げる場合は遠慮なく積極的に相談しましょう。また、この様な事を言われないためにも事前に自分の考えや現在の状況をまとめてからの相談がポイントです。
相手の都合を聞いて「○○の件で相談させて頂きたいのですが、お時間よろしいですか？」と丁寧に聞くと先輩や上司は時間を割いてでも相談にのってくれるはずです。
忙しくも無いのに相談にのって頂けない場合は、オフィスでのコミュニケーション不足です。
親しみやすい相手ばかりに相談しないで、上司など知識や経験が豊富な方とも日頃からコミュニケーションを大切にすることで、今後のあなたに役立つ内容も教えて頂けることであるのです。
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