来客応対のマナー

会社に訪れる来客への応対マナーといっても決して難しいものではありません。基本は来客された相手への心遣いを忘れずに、丁寧な挨拶・言葉使いでお客様を気持ちよく迎えることが大切です。また来客の応対は、「訪問した会社の第一印象を持つ」と言われています。ビジネスに入る前に、どのお客様に対しても感謝の気持ちを忘れないで、明るく笑顔で丁寧におもてなしをすることは、会社や職場でも基本であり最低限のマナーです。

来社したお客様に対して、取次ぎから案内の仕方までの対応方法を身に付けておくことは、会社のイメージアップに繋がります。気配りを忘れない対応の仕方が来客案内のマナーでもあり、ビジネスの会話を始める前の基本でもあるのです。

先ずは、取り次ぎの仕方から来客の案内・お茶の出し方・お見送りの仕方など基本的な応対を覚えましょう。

訪れた方に対して丁寧に落ち着いて対応するように心掛けましょう。

会社の入り口に受付がない場合には、出入り口ドアの近くの人がすぐに立ち上がって笑顔で挨拶をしてお客様に対応します。最初に来客の会社名と名前をお聞きしてから、アポイントの有無などの確認を必ずとることがビジネスマナーの基本です。

アポイントがある場合は「お待ちしておりました。」と言って出迎え、担当者に連絡を取リ次ぎます。お客様をどこに案内するのか、お待ちいただくのか等を社内通話は、あなたが担当者の近くに行って伝えて指示を仰ぎます。

大切なビジネス内容であっても、担当者の都合が悪い場合もあるのでお客様に在席を伝える前に「少々お待ち下さい。」と言って必ず担当者に取り次ぎの確認をすることを忘れずに。万一、担当者が不在の場合はすぐに連絡を取ること。連絡が取れない場合はお客様にお伺いの用件をお聞きしてから上司の指示を仰ぐと良いでしょう。

セールスなどのアポイントがない場合は、「担当者からご連絡させて頂きます。」と言ってその場は引き取ってもらいましょう。担当者に聞かないと分からない場合や会わない場合は「只今、会議中です。」「只今、外出中です。」などを理由に面会をお断りするのが良い。

担当者に来客中の場合は取り次ぎをせずに、後から訪問された方へ来客中である事を伝えます。来客が重なった場合も同じで、原則として先着潤の対応がマナーです。取り次ぎのポイントは、来客に気付いた場合は、すばやく丁寧な対応を心掛けること。

来客の案内の仕方は、わざわざ来て頂いたお客様への気配りを忘れないことが大切です。お客様がご年配の方や大きな荷物を持っている場合には、さりげなく「お荷物をお持ちしましょうか？」と声をかけます。「応接室にご案内します。」と行き先を告げてお客様の右側斜め少し前をゆっくり歩いて案内すること。お客様は通路の真ん中を歩いていただき、案内人は壁際の右斜め前を歩くことを覚えておきましょう。

エレベーターに乗るときも、行く先階数を告げてから自分が先に乗ります。お客様に背を向けないように操作盤の前に立ち「開」ボタンを押して奥にお客様を乗せます。

エレベーターでは、操作盤の前が下座で奥が上座と覚えておくと良いでしょう。

応接室へ通すときは使用してなくても入室の前に必ずドアをノックしてから入ります。開ける際に一言「お先に失礼します。」と言って内開きの場合は自分が先に入り、押さえて開けた状態で外開きの場合は、ドアの端を持ってお客様を先にお通ししてからお客様に「こちらへお座り下さい。」と上座の椅子へ座って頂くのもマナーです。

出入り口から遠い席が上座で、近い席が下座と覚えておきましょう。

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