ビジネスマナー 電話

ビジネス電話のマナーといっても決して難しいものではなく、基本は相手への心遣いです。 丁寧な挨拶と言葉使いで始まる正しい電話の対応は、相手に好印象を与ます。オフィスの電話はビジネスを繋げるとても重要なものです。顔の見えないコミュニケーションになるだけに、相手側に会社のイメージを伝えるツールとして細心の注意をする必要があります。正しいビジネス電話のかけ方・受け方は、あなた自身が会社の代表者である自覚とマナーが必要なのです。

正しい電話のかけ方や受け方ができていますか？

ビジネスツールとして使う電話やＦＡＸ・携帯電話・メールにもマナーがあります。あなたは正しい電話のかけ方ができていますか？

正しい言葉づかいや話し方は、誠実さや自信の表れにも繋がり相手に好印象を与えます。ビジネス電話の正しいかけ方と受け方の基本的なことからマスターしましょう。

電話のかけるマナーとしてビジネスでは避けるべき時間帯があり、就業の時間外に電話をかけるのは失礼で迷惑になります。

一般企業の場合、朝の始業直後は朝礼やミーティングなどがある時間帯は避けます。退社30分前は忙しい場合が多く、やむ得ずかける場合は遅くなった非礼を詫びるのがマナーです。

電話を掛ける際のポイントは、必要な書類や資料とメモなどを手元に用意して相手を待たせることのないように、用件をまとめておくのが基本です。勿論、敬語を含めた正しい言葉使いは言うまでもありません。はっきりと用件だけを失礼のないように簡潔に伝えましょう。

まず自分の会社名・部署名・名前を告げて挨拶をしましょう。
「お世話になっております。わたくし、○○会社の■■と申します。お忙しいところ恐れ入りますが、△△課の××様をお願い致します。」

取り次いでもらい、担当者が出たら名前を確認して改めて挨拶をしましょう。
「××様でございますか？いつもお世話になっております。○○社の■■です。」

話し始める前に相手の状況と都合を確認してから用件を話しましょう。
「～の件でお電話をさせて頂きました。今、お時間よろしいでしょうか？」

必要な要件を簡潔にまとめてハッキリと要領よく、解りやすい表現で簡潔に伝えるのが大切です。長電話は社外・社内の人にも迷惑な行為です。終了時は、挨拶をして静かに受話器を置きますが
取引先などの場合は、必ず先方が切るまで待つようにしましょう。

相手が不在の場合の対処

担当者が不在だった場合は、先方の戻り時間を確認して何時ごろかけ直すかを伝え、急ぎの用件でない限りは相手が戻った頃の時間帯にかけ直すのがビジネス電話のマナーです。緊急に連絡を取りたい場合は、その旨を取次ぎの人に伝え、伝言をお願いする場合には、会社名と名前・電話番号と用件を簡潔に伝えます。また伝言を受けて頂いた人の名前を聞くのを忘れずにしましょう。

第一声は、笑顔で姿勢を正し・明るく・はっきりと丁寧に話すこと。

ビジネスツールとして欠かすことのできない電話対応は、顔が見えない為に声と話し方が会社の印象につながります。それだけに電話は3コール以内に率先して出るのが基本です。かけて頂いた相手を待たせることのないように注意しましょう。

受話器を片手に「～ながら電話」をしていませんか？別の仕事をしながらなどは、もってのほかです。電話は、相手の声の感情や言葉づかいを敏感に感じ取れるので大変失礼です。会話に集中して丁寧な対応を心掛けましょう。

電話が途中で切れた場合は、切れた原因を詮索しないで、すぐに自分からかけ直して「申し訳ございません。お電話が切れてしまったようで」と言って用件に戻りましょう。メモを取る場合には、いつ・誰から・誰に・用件と相手の連絡先を間違えないように必ず復唱すること。

担当者が不在の場合は、帰社予定時刻を相手に伝えて、かけ直して頂く・伝言を残すのか相手の意向を聞く事にしましょう。緊急の用件の場合には、担当者の携帯電話に連絡を取り担当者から直接先方に連絡を入れてもらいましょう。

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